Omnichannel-chats maken en beheren
Met het omnichannel chatdashboard op chat.smsbat.com kunnen ondersteuningsoperators de klantcommunicatie via meerdere kanalen, zoals Viber, Telegram en WhatsApp, beheren binnen één enkele, uniforme interface.
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u nieuwe chats maakt, actieve gesprekken filtert en de operatorwerkruimte beheert.
Overzicht werkruimte-interface
De chatwerkruimte is geoptimaliseerd voor snelle klantenservice en bevat drie hoofdblokken:
- Filterkoptekst (boven): Hiermee kunt u berichten filteren op organisatie, toegewezen operator, chattype, status (bijvoorbeeld Nieuw, Gesloten) en Tags.
- Chatlijstzijbalk (links): Geeft een overzicht van alle actieve gesprekken. Het omvat:
- Kanaalpictogrammen (Viber, Telegram, enz.).
- Telefoonnummers van klanten of weergavenamen.
- Gekleurde statusstippen voor snelle tracking.
- Schakelschakelaars voor Ongelezen, AI (Chatbot)-status en Alle chats.
- Chatfeed (midden): De actieve gespreksgeschiedenis waarin u antwoorden leest en naar de klant verzendt.
Hoe u een nieuwe chat maakt
U kunt een gesprek starten met een klant van uw kant via elk van uw verbonden zakelijke accounts.
Stap 1: Open het creatiedialoogvenster
Klik op de blauwe knop Chat maken in de linkerbovenhoek van de werkruimte.
Stap 2: Kies communicatiekanaal (bron)
Open in het pop-upvenster het vervolgkeuzemenu Bron en selecteer het platform waarop u de klant wilt bereiken:
- Viber: Directe 1-op-1 berichten vanuit uw Viber Business-account.
- ViberBot: Geautomatiseerde interactieve Viber-bot.
- TelegramBot: Uw verbonden Telegram-bot.
- WhatsApp: Officiële WhatsApp Business API.
Stap 3: Voer het telefoonnummer van de klant in
Voer het telefoonnummer van de klant in het invoerveld in in het internationale formaat (bijvoorbeeld beginnend met +380... voor Oekraïne).
Stap 4: Selecteer Afzenderaccount (voor Viber)
Als u Viber als bron selecteert, verschijnt er een extra vervolgkeuzelijst. Selecteer het officiële Viber-afzenderprofiel (alfanumerieke afzender-ID) van waaruit u het bericht wilt verzenden.
Stap 5: Start de chat
Klik op de blauwe knop Maken. De chat wordt onmiddellijk geopend in de hoofdfeed, zodat u uw eerste bericht kunt typen en verzenden.
Chatstatus en operatortoewijzing
- ** Operators toewijzen: ** Elke chat kan worden toegewezen aan een specifieke operator of niet worden toegewezen zodat de eerste gratis operator deze kan oppikken.
- Chatstatussen: Verplaats chats door pijplijnfasen (bijvoorbeeld Nieuw, Open, Gesloten) met behulp van het statusvervolgkeuzemenu in de chatkop om een georganiseerde wachtrij te behouden.
Filteren en navigatie
Om grote hoeveelheden actieve dialogen te beheren, kunnen operators de flexibele navigatiezijbalk en filterbalk gebruiken.
1. Schakel het filterpaneel in
Klik op het instellingenpictogram voor de schuifregelaar in de bovenste kop naast de actieve categorietitel om de geavanceerde filterbalk te openen of samen te vouwen.
Eenmaal uitgevouwen kunt u met de filterbalk gesprekken filteren op:
- Organisatie: Selecteer het bedrijfsprofiel.
- Operator: Filter chats die zijn toegewezen aan een specifieke ondersteuningsmanager.
- Chattype: Viber, Telegram, WhatsApp, etc.
- Status: Nieuw, Open, Gesloten, etc.
- Met/zonder operator: Filter niet-toegewezen klantberichten.
- Tags: Dialogen gelabeld met specifieke categorietags.
2. Linkernavigatiemenu
Klik op het sandwichmenupictogram in de linkerbovenhoek onder het logo om de hoofdnavigatiezijbalk uit of samen te vouwen.
Het uitgebreide zijbalkmenu bevat de volgende categorieën:
- Hoofd: Standaardweergave met de globale wachtrij van actieve gesprekken.
- ** Operator nodig:** Gefilterde lijst met dialogen die op antwoord wachten.
- Mijn chats: Gesprekken die specifiek aan uw operatoraccount zijn toegewezen.
- Met ster: Dialogen gemarkeerd voor vervolg.
- Vervolgkeuzelijsten Chats en tags: Uitbreidbare categorieën voor individuele kanalen en labels.
3. Bedieningselementen in de zijbalk voor snelle acties
Met deze schakelaars, die zich direct onder het zoekinvoerveld bevinden, kunt u bepalen hoe de actieve chatwachtrij wordt gefilterd, gegroepeerd en gesorteerd:
- Lijst vernieuwen (pictogram
🔄): Laad en update handmatig de actieve chatlijst om direct nieuwe berichten te ontvangen. - Ongelezen schakelaar: Filter de wachtrij om alleen dialogen weer te geven die ongelezen berichten bevatten.
- AI Operator Toggle: Filter de wachtrij om alleen chats weer te geven die momenteel worden afgehandeld door een geautomatiseerde AI-agent (beschikbaar als de n8n AI-chatbotintegratie verbonden en actief is).
- Schakelaar weergave enkele discussie: Schakelt in hoe berichten worden gegroepeerd:
- Ingeschakeld: Groepeer de hele klantgeschiedenis in één doorlopende chatthread.
- Uitgeschakeld: Gesprekken opsplitsen in afzonderlijke ticketgevallen (bezwaren).
- Sorteren op vervolgkeuzelijst: Sorteer de chatwachtrij op Auteur (klantnaam) of Chatstatus (prioriteitwachtrij).